Авраамова О.Д., Богомолов Н.А., Зюряева И.В., Ковалев А.Д. Куцаева Е.А, Смирнов А.В.
Об автоматизации обмена кадровой информацией между системой «Штатное расписание и кадры МГУ» и системой расчета заработной платы 1С ЗКБУ.
Работа посвящена опыту НИВЦ МГУ по организации обмена кадровой информацией между системой расчета заработной платы 1С Зарплата и Кадры Бюджетного учреждения и системой «Штатное расписание и кадры», которая используется для автоматизации кадровых служб в МГУ.
Введение
Работу с кадровой информацией о сотрудниках Московского университета осуществляют работники кадровых служб МГУ и работники бухгалтерий соответствующих подразделений, занимающиеся расчетами заработной платы. В соответствии со сложившейся практикой, автоматизация деятельности работников кадровых служб подразделений МГУ и расчеты заработной платы выполняются в различных, информационно не связанных между собой системах. Кадровые службы всех подразделений МГУ работают в единой системе «Штатное расписание и кадры МГУ», разработанной в НИВЦ МГУ. Расчеты заработной платы в разных подразделениях МГУ осуществляются с помощью систем, реализованных на разных программных платформах, в частности:
– система РЗП (разработка ООО Финкомплекс),
– система расчета заработной платы на базе продуктов корпорации ПАРУС,
– «1С Зарплата и Управление персоналом 8. Версия для бюджетных учреждений» (разработка ЗАО АРБИС),
– «1С Зарплата и Кадры Бюджетного Учреждения 8» (разработка Фирмы «1С»),
– система расчета заработной платы на базе продуктов корпорации SAP.
В силу того, что система «Штатное расписание и кадры МГУ» не связана информационно c системами расчета заработной платы подразделений МГУ, персональная кадровая информация сотрудников (паспортные данные, адреса проживания и д.р.), необходимая при проведении расчетов заработной платы, сначала вводится в систему «Штатное расписание и кадры МГУ», а затем в систему расчета заработной платы подразделения. Многократный «ручной» ввод персональной кадровой информации о сотрудниках, помимо дополнительной нагрузки на работников бухгалтерий, потенциально является дополнительным источником трудно выявляемых ошибок.
Аналогичная проблема существует и с создаваемыми в системе «Штатное расписание и кадры МГУ» кадровыми приказами, связанными с выплатой денежных средств. Эти приказы попадают в бухгалтерии подразделений только в бумажном виде, и их отработка в системах расчета заработной платы также требует повторного ручного ввода информации, с которым сопряжены те же трудности, что и при повторном вводе персональных данных сотрудников.
Таким образом, задача автоматизации обмена информацией между системой Кадры МГУ и системами расчета заработной платы является весьма актуальной.
В НИВЦ МГУ расчеты заработной платы с 2011 года осуществляются средствами системы 1С Зарплата и Кадры Бюджетного Учреждения (1С ЗКБУ), разработанной фирмой 1С. В статье пойдет речь об опыте НИВЦ МГУ по организации обмена информацией между системой «Штатное расписание и кадры МГУ» с системой расчета заработной платы 1С ЗКБУ. Этот опыт может оказаться полезным для разработчиков, перед которыми будет стоять задача интеграции системы «Штатное расписание и кадры МГУ» с другими системами расчета заработной платы.
Проблемы в организации информационного взаимодействия и подходы к их разрешению
При организации информационного взаимодействия системы «Штатное расписание и кадры МГУ» и системы 1С ЗКБУ авторы стремились к максимальному исключению повторного ввода кадровой информации при минимальных изменениях и дополнениях в программной части обеих систем, а также при условии минимизации изменений реальных бизнес процессов в сфере кадрового учета и расчетов заработной платы, которые сложились в подразделениях и службах Московского университета.
Несмотря на то, что, и система «Штатное расписание и кадры МГУ», и система расчета заработной платы 1С ЗКБУ реализованы на платформе 1С их внутренняя объектная модель управления кадрами имеет существенные различия, которые не позволяют организовать информационный обмен между ситемами в виде «простой» синхронизации аналогичных объектов внутренней объектной модели (справочников, регистров, документов и т.д.).
Различия во внутренней объектной модели управления кадрами в этих системах обусловлены различным кругом стоящих перед ними задач.
В частности, система «Штатное расписание и кадры МГУ» ведет учет только тех кадровых событий, которые связаны с «движениями» в штатном расписании, а также учет неявок (больничные, отпуска, командировки) только тех сотрудников, которые занимают штатные единицы, в то время как любая система расчета заработной платы должна учитывать все кадровые события, приводящие к необходимости выплаты денежных средств сотрудникам. Таким образом, в сферу учета системы расчета заработной платы должны попадать не только сотрудники, занимающие штатные должности, но и сотрудники, работающие по договорам гражданско-правового характера и т.д.
Поскольку система «Штатное расписание и кадры МГУ» и кадровый блок системы 1С ЗКБУ сделаны в точном соответствии с законодательством РФ и имеют аналогичные бизнес модели кадровых процессов, формализованные в рамках регламентированной законодательством РФ системы кадровых приказов, авторы сочли наиболее естественным организовать информационное взаимодействие этих систем за счет экспорта/импорта соответствующих кадровых документов (приказы о приемах, увольнениях, кадровых перемещениях, отпусках, командировках и т.д.).
В силу близости бизнес моделей кадровых процессов всегда можно при подготовке представления какого-либо экспортируемого документа в системе «Штатное расписание и кадры МГУ» обеспечить такой набор атрибутов, который необходим для создания соответствующего документа в системе 1С ЗКБУ на основании импортируемого представления.
Для того, чтобы атрибуты передаваемых из системы «Штатное расписание и кадры МГУ» документов можно было правильно интерпретировать в системе 1С ЗКБУ, оказалось достаточным в системе 1С ЗКБУ синхронизировать коды элементов ряда справочников с соответствующими объектами в системе «Штатное расписание и кадры МГУ». В результате в системе 1С ЗКБУ были синхронизированы с системой Кадры МГУ коды элементов следующих справочников: «Подразделения», «Должности», «Тарифные разряды».
Коды элементов справочника «Сотрудники» в системе 1С ЗКБУ не были синхронизированы с соответствующими объектами в системе «Штатное расписание и кадры МГУ» по причине различий во внутренних объектных моделях двух систем, и различий в охвате контингента сотрудников (система «Штатное расписание и кадры МГУ» учитывает только сотрудников занимающих штатные единицы). Это потребовало при импорте кадровых приказов в системе 1С ЗКБУ реализовать дополнительную процедуру идентификации сотрудников с использование фамилии, имени, отчества и даты рождения.
Описание процедуры информационного взаимодействия
Обмен информацией между системами выполняется в два этапа. На первом этапе осуществляется экспорт всей необходимой для передачи выбранного документа информации в систему расчета заработной платы в виде одного или нескольких XML файлов. Все приказы кроме приказов о приеме на работу передаются в виде одного XML файла. Данные приказа о приеме представлены в виде одного файла с атрибутами приказа и файлов с персональными данными принимаемых сотрудников (по одному файлу на каждого сотрудника).
Рис 1
Подготовка XML файлов экспорта осуществляется единым образом для всех видов экспортируемых документов за счет активизации кнопки «Экспорт» на форме печати документа (рис. 1), вызывающей диалог по выбору каталога файловой системы, в который будут помещены экспортируемые XML файлы. Имена XML файлов с экспортируемыми данными формируются автоматически и содержат всю необходимую информацию, позволяющую человеку, который будет в будущем осуществлять импорт данных в систему расчета заработной платы, выбрать нужные данные для импорта. Кроме того, имена файлов являются уникальными, что гарантирует от случайного затирания ранее экспортированных данных, как при самом экспорте, так и при переносе информации на компьютер, с которого будет осуществляться импорт в систему расчета заработной платы.
На втором этапе осуществляется процедура импорта информации, подготовленной в системе «Штатное расписание и кадры МГУ». Эта процедура обеспечивает автоматизацию подготовки соответствующего кадрового документа в системе 1С ЗКБУ. На любой стадии процедуры импорта пользователь системы 1С ЗКБУ может внести любые изменения в создаваемые в процессе импорта документы и другие объекты, если им были обнаружены неточности или несоответствия в импортируемых данных. Подобные неточности и несоответствия могут возникать как за счет ошибок при подготовке кадровых приказов, так и из-за временного рассогласования справочников 1С ЗКБУ «Подразделения», «Должности» и «Тарифные разряды» с соответствующими объектами в системе «Штатное расписание и кадры МГУ». Возможность внесения изменений в импортируемые документы позволяет пользователю 1С ЗКБУ корректно завершить процедуру импорта, несмотря на обнаруженные неточности и несоответствия.
Процедура импорта всех кадровых документов, кроме приказов о приеме на работу, осуществляется по единой схеме: сначала пользователь выбирает XML файл, содержащий данные кадрового документа (рис 2), затем, на основании содержимого выбранного файла, создается и заполняется соответствующий документ в системе 1С ЗКБУ. Дальнейшая судьба этого документа определяется пользователем 1С ЗКБУ. Пользователь может проконтролировать содержимое вновь созданного документа, внести в него необходимые изменения, если в работе процедуры импорта были выявлены неточности, и в итоге, или провести созданный документ, или вообще отказаться от его сохранения. В случае отказа от сохранения созданного в процессе импорта документа процедура импорта будет завершена без внесения каких-либо изменений в систему 1С ЗКБУ.
Рис. 2
Реализация импорта документа о приеме на работу отличается от этой схемы из-за внутренних особенностей объектной модели 1С ЗКБУ. Дело в том, что для отражения в системе любого кадрового события, кроме приема на работу, необходимо создать, заполнить и провести соответствующий кадровый документ, который является единственным информационным источником кадрового события в системе. Особенность приема на работу нового сотрудника состоит в том, что в этом случае необходимо, чтобы в результате в базе данных системы оказалось несколько создаваемых независимо, но связанных между собой объектов:
- элемент в справочнике «Сотрудники»
- документ - приказ о приеме на работу, который содержит ссылки на соответствующий элемент справочника «Сотрудники».
Для обеспечения согласованного состояния базы данных системы 1С ЗКБУ создание элемента справочника «Сотрудники», а также создание и проведение документа о приеме на работу необходимо выполнять в рамках одной транзакции.
Процедура импорта из системы «Штатное расписание и кадры МГУ» одного документа о приеме организована в виде нескольких аналогичных «подэтапов», по одному «подэтапу» на каждого нового сотрудника. Каждый такой «подэтап» может завершиться созданием в базе данных 1С ЗКБУ документа о приеме на работу нового сотрудника и других необходимых объектов, или отказом от этих действий. Таким образом, в результате импорта одного документа о приеме из системы «Штатное расписание и кадры МГУ» в системе 1С ЗКБУ будет создано несколько документов о приеме в соответствии с количеством принятых сотрудников.
Прием на работу нового сотрудника требует ввода в систему 1С ЗКБУ большого количества разнородной информации, который должен осуществляться под тщательным контролем пользователя. Поэтому «подэтап» приема нового сотрудника выполняется за несколько шагов и реализован в виде модуля «Помощник», который управляет процессом приема сотрудника, помогая пользователю осуществлять контроль вводимой информации. Кроме того, при заведении нового сотрудника в системе расчета заработной платы необходим ввод дополнительной информации, отсутствующей в системе «Штатное расписание и кадры МГУ». Это сведения о гражданстве, инвалидности и иждивенцах, которые влияют на обложение доходов этого сотрудника налогами и взносами на медицинское, социальное и пенсионное страхование.
Модуль «Помощник» импорта данных о приеме нового сотрудника
Обработка импортированных из системы «Штатное расписание и кадры МГУ» данных принимаемого сотрудника состоит из нескольких шагов, навигацию по которым осуществляет самостоятельно разработанный программный модуль «Помощник». На первом шаге осуществляется обработка данных физического лица, которое будет принято в качестве нового сотрудника. Если в справочнике «Физические лица» нет соответствующего элемента, то открывается форма создания нового элемента справочника (рис 3.), которая позволяет непосредственно перед созданием нового элемента проконтролировать и в случае необходимости изменить атрибуты физического лица.
Рис 3.
Если же соответствующий элемент в справочнике «Физические лица» уже имеется, то помощник сразу переходит к шагу, на котором можно проконтролировать основные данные о новом сотруднике и изменить его табельный номер (рис. 4).
Рис. 4
На следующем шаге «Помощник» позволяет проконтролировать и, в случае необходимости, изменить атрибуты, характеризующие место работы нового сотрудника в учреждении (рис. 5) - вид занятости, подразделение, должность, график работы, количество занимаемых ставок и т.д.
Рис. 5
После подтверждения атрибутов, связанных с местом работы нового сотрудника в учреждении, «Помощник» переходит к шагу, на котором уточняются параметры оплаты труда: вид начисления, тарифный разряд, персональные надбавки к трудовому договору и т.д. (рис. 6).
Рис. 6
На следующем шаге «Помощник» позволяет задать в случае необходимости сведения о гражданстве, инвалидности и иждивенцах нового сотрудника, которые влияют на обложение доходов сотрудника налогами и взносами на медицинское, социальное и пенсионное страхование (рис. 7).
Рис. 7
И, наконец, на последнем шаге «Помощник» позволяет принять окончательное решение о завершении оформления приема нового сотрудника (рис. 8). В случае необходимости «Помощник» позволяет вернуться к любому предыдущему шагу для контроля или изменения соответствующих атрибутов.
Рис. 8
Заключение
В настоящее время разработанные программные средства проходят опытную эксплуатацию, по результатам которой в них будут внесены необходимые изменения и исправления.